ウェビナー代行とはどんなサービス？業者の選び方・利用料金などのお役立ち情報を紹介

このサイトでは、昨今ではお仕事や学習でも広く活用をされているウェビナー代行サービスについて解説をしていきます。
今ではインターネットを活用することで、社会活動を円滑に押し進めることができます。
ウェビナーとはそのなかでも、多方面で使うことができ、その可能性は無限大といえます。
専門会社に依頼をしてシステムを構築しなくてはいけませんが、必要なコストや業者の選び方についても詳しく見ていくので、参考にしていただければ幸いです。

ウェビナー代行とはどんなサービス？業者の選び方・利用料金などのお役立ち情報を紹介

ウェビナー代行で実現できることは、動画などのオンライン配信です。
とくに学校ではオンライン授業が一般的となっており、ウェビナー代行を活用して高品質な授業映像を配信する必要性があるでしょう。
ウェビナー代行を実施している業者は昨今では増加をしており、それぞれの得意な分野を全面に掲げて利用者を募っています。
料金の相場はそれぞれのウェビナー代行会社で異なりますが、オンライン配信をすべて任せると約10万円となります。

そもそも「ウェビナー代行」とはどのようなサービスか？

ウェビナー代行では、どなたでも気軽に手軽にウェブを使ってのセミナー等の開催ができるように当日使う資料の準備から台本作成などの事前準備、会場設営や機材のセッティング等を行っています。
これらのことを準備するにはそれなりの労力と時間がかかってしまいますが、ウェビナー代行ではそれぞれのビジネスシーンや職種、業態に合わせた準備を手伝ってくれるので非常に便利なサービスです。
そして、パソコンに自信がない方でもプロが機材のセッティングを手伝ってくれるので複雑な配信も安心して手軽に実現できるうえ、配信上でのトラブルを未然に防ぐことができます。
使用目的の一例として、オンライン研修やセミナー開催、Web面接やWeb会議、オンライン授業や遠隔治療といった医療業界でも使われたりと、使用範囲は千差万別多種多様です。
ウェビナー代行を使うことによって会社に力がつき、仕事効率、業績共にアップも期待できる魅力的なサービスです。

ウェビナー代行業者を利用するメリット

ウェビナー代行業者を利用するメリットですが、これはセミナーの開催者が自分でなければできないような仕事だけに集中できるという点が最も大きいです。
ウェブ上のセミナーは、全般的に言えば今までの会場型のセミナーよりは手軽に実施できることは間違いありませんが、いわゆる裏方的な業務が全く発生しないわけではありません。
決められた時間の間、聴衆に向けて話を行うことさえできれば問題ないというわけではないのです。
参加者に対してセミナー日時の案内を出すことに始まって、当日の配信の際にも何らかの接続トラブルが発生するかもしれず、そういうトラブルの際には何とか対応しなければ講義どころではありません。
このあたりが最も手間ひまのかかることに違いありませんが、ウェビナー代行を利用するとこれらを自分で行う必要がなくなります。
これ以外にもセミナーに関係し、かつ講演をする本人にしかできない業務以外は何でも代行してもらえる可能性があります。

ウェビナー代行業者を活用すれば複雑な配信も可能になる

ウェビナー代行という新たなサービスが近年増えてきています。
どういったサービスかというと、その名の通りウェビナーを代わりにか一切する行うサービスです。
企画運営をするソースがなかったり、ツールの使用方法が分からないといったタイプの悩みにこたえることが可能です。
近年は働き方改革が進み、テレワークを導入する会社も増えてきました。
ウェビナー代行はオンラインセミナーのことで、需要がどんどん増えている業界でもあるのです。
そういったことで、ズームなどのソフトを利用して宣伝やオンラインの配信を行っていきます。
このような操作方法は覚えるまでにとても労力を使用する上に、編集も大変で思いのほか労力を使う仕事です。
そのために、企業や団体のウェビナー企画を使用したり、集客や当日運営のフォローアップまで一気にサポートできるのが魅力といえます。
設定も依頼できるために、自分に合わせた内製支援のサービスもできるのです。
自分たちに合わせたプランを組めます。

ウェビナー代行業者を選ぶ際のポイント

近年、社会情勢の変化などもあって、オンラインセミナーを開催する企業も増えています。
開催するにあたり、自社で準備するのが大変な場合はウェビナー代行業者に依頼するケースも多いですが、どんな点を参考に選定すれば良いのか見ていきましょう。
まずはじめに、依頼したい代行業者のサポート内容について確認しておきます。
というのは、委託するといっても、自社である程度は準備出来るケースと、まるごとお願いしたい場合と様々なためです。
ウェビナー代行業者のなかでも、準備から本番、そしてアフターフォローに至るまで全てやってくれるところと、全てをおこなってはいるが、部分的に強みがあるという場合があります。
したがって、自社が何に重きを置いているか整理したのち、必要なサポートに強みのある業者を選ぶと良いです。
次に、マーケティングノウハウのある代行業者であるかもチェックしておきたい点です。
ノウハウが充実した業者ならば、依頼企業の開催目的を把握し、効果的な運営となるよう工夫をしてもらえます。
チェックするには、代行業者のホームページで、得意分野を見ることと、ビジネスジャンルで多くの実績があるかを確認してください。

ホテルで研修を行う場合は交通アクセスを確認しておく

ホテルで研修を行う際には交通アクセスも確認しておくようにします。
会社やその関連施設など参加する人が普段から行き慣れた場所であれば問題はありませんが、ホテルの場合、たとえ名前は有名なものであったとしても、全ての人が知っているとは限りませんし行きやすいともかぎりません。
電車でアクセスするのか自家用車で行くのかにもよりますが、多くのケースでは公共交通機関を利用することになると考えられますから、それを事前に調べておくようにします。
駅前すぐであれば鉄道の路線やその時刻をチェックするだけでも済むかもしれませんが、曜日とか時間帯によっては本数が少ないこともあったりしますので、場合によってはより利便性の良い施設を選んだほうが良いということになるかもしれません。
駅から離れた場所にある場合にはバスを使ったりしないといけないこともあり、送迎があるのかとか、無い場合には時刻や本数を鉄道以上に確認しておくべきでしょう。

研修先のホテルを選ぶ際には下見をしておくのがおすすめ

研修施設を選ぶ際、インターネットで集めた情報だけでなく実際に訪れて見学しておくとより良い結果が得られます。
ホテルに記載されている収容人数が、必ずしも自社の目的に沿った使い方をした際の適切な数字とは限りません。
机やイスを並べたら意外と狭くなってしまい、社員に窮屈な思いをさせてしまいます。
特に利用するのが初めてのホテル・宿泊施設であれば、会場となる場所の収容人数を入念にチェックしておくことが大切です。
もし参加者の年齢層が高めであったり、役員・上層部が集まったりするのであれば雰囲気が落ち着いたホテルを選ぶ必要があります。
和やかな雰囲気の施設を選ぶことも、親睦を深めることが目的の研修であれば重要です。
こういった場合においても、目的やカラーに見合っているかを確認するためにも下見は必須と言えるでしょう。
加えてアクセスや、周囲の環境を見ておくことも大事です。
建物の周辺が騒がしくないかどうか、日用品が不足した時に近隣に買い出しにいけるかどうかなど環境の確認を忘れてはいけません。
アクセスしにくい場所の場合は、貸切バスなど交通手段を用意することも大切になります。

ホテルで研修を行う際に準備しておくもの

ホテルで研修を行う際に準備しておくものとしては、投影する場合などの機材の確認です。
ホテルではいすや机は用意されていることがほとんどですがホワイトボードやプロジェクター、マイクなどについては施設によっては用意していないケースもあり得るため事前のチェックをするようにしましょう。
テキストなどの資料については事前にホテル側に郵送して置けばあとは当日配布して準備すればいいだけなので、ほぼ問題無く運用できます。
宿泊を伴う場合は部屋の手配や、食事時間との配分なども工夫するなど別の業務が発生するので注意が必要です。
通常の施設と違っていすや机がオフィス仕様になっていないケースがあったり、準備をホテル側が行うケースなどもあります。
いずれの場合も柔軟に対応すれば問題無いため、特に注意が必要なものはPCが起動するかなど機材面であることが言えるのです。
なので最低でも前日に1回は、動作確認をするためのチェックを怠らないようにします。

研修でホテルを利用する場合はいつまでに予約すればいい？

研修を目的にホテルを利用する場合、連絡はそこを使うと決めたその時に行うのが最善です。
部屋の確保などホテル側の準備を考慮するのが社会的なマナーと言えます。
予約できる日時の期限は運営会社によって異なる他、施設によっては研修目的での来場を断る所もあるので事前の確認は欠かせません。
予約できる所でも極端に長い日数をまたぐことはできないので注意します。
一概に言い切ることはできませんが、一般的な長さとして数か月、長くても一年程度が事前に決めることができる日時の上限とされています。
連絡なしにいきなり押しかけても部屋を用意することはできず、駐車場など付随施設の利用についても事前の確認は必須なので利用できない事態に陥る可能性は否定できません。
利用する際は人数や時間を正確に伝えることが重要になります。
用意する部屋の広さや駐車場の確保など、受け入れる側は利用者の要望を踏まえて準備を行うためです。
キャンセルする場合も速やかに詳細を伝え、お詫びの言葉を添えることも忘れてはいけません。

ホテルの客室を研修の場として利用することは可能？

ホテルの客室を研修の場として利用することは、絶対にありえないわけではありませんが一般的ではありませんので注意しておきましょう。
まず、客室の多くは、ベッドと1人ないし2人用の椅子やテーブルがあるのがせいぜいであって、講習などを実施できる環境にはありません。
しかも、基本的にホテルの客室部屋は宿泊者以外は立ち入り禁止となっています。
ということで、一般的には客室ではなく併設された会議室やホールなどを利用することになるはずです。
ただし、かなり例外的ではあるかもしれませんが、高級ホテルのスイートルーム客室の中には、ベッドルームやリビングルームの他に、それこそドラマに出てくるような大会社の重役会議室のようにも見える部屋が設けられていることがあります。
これはまさに会議や研修のためにも使えるわけで、そうしていけない理由はありません。
当然ながら費用はかかりますが、大勢で参加する場合には人数割りとすることもできます。